De recibos de papel en la camioneta a costos por obra en segundos

El problema

Los gastos vivían en recibos de papel acumulados en camionetas y bolsillos. Los costos de las obras se reconstruían en hojas de cálculo mucho después del hecho, lo que hacía dolorosa la época de impuestos, y el dueño no tenía visibilidad de costos por obra mientras las obras estaban en marcha. El campo y la oficina funcionaban a base de llamadas y fotos en el chat, así que nada llegaba en un formato que alguien pudiera sumar.

Por qué fallan las respuestas habituales

Las hojas de cálculo y el papel solo funcionan hacia atrás: alguien tiene que juntar los recibos, descifrarlos y volver a teclearlos, así que los números siempre van meses por detrás de las obras. Los ERPs pesados de construcción resuelven la contabilidad, pero asumen un equipo de oficina que vive dentro del software, y una cuadrilla en el campo no va a detenerse a llenar formularios. En ambos casos, el momento de la compra, cuando la información está más fresca, es exactamente donde los dos enfoques pierden el dato.

Qué construimos

Cazullo construyó DWC Tracker, un sistema de operaciones de construcción donde la obra es el centro de gravedad. Los trabajadores fotografían los recibos desde el teléfono, y la IA (Google Gemini) lee cada recibo y lo convierte en un gasto categorizado y vinculado a la obra correcta. Cada obra lleva sus gastos, documentos y panorama financiero en un solo lugar.

• Captura de recibos desde el teléfono: una foto, y el gasto existe en el sistema, categorizado y vinculado a la obra
• Extracción con IA mediante Google Gemini, para que la oficina revise y confirme en lugar de volver a teclear
• Cada obra lleva sus propios gastos, documentos y panorama financiero
• Facturas creadas y seguidas por obra
• Dashboards con costos por obra y salud financiera general para el dueño

Cómo funciona en la práctica

Un trabajador compra materiales, fotografía el recibo en el momento, y segundos después el gasto existe en el sistema, categorizado y vinculado a la obra. La oficina revisa lo que extrajo la IA en lugar de volver a teclear recibos de una pila. En la época de impuestos, los registros ya existen, porque se crearon en el momento de la compra durante todo el año.

Qué aprendimos

• La adopción en campo exige que el flujo sea una sola foto: cualquier cosa más larga muere en el campo
• La extracción con IA es una herramienta de revisor: la oficina confirma en lugar de teclear, y de ahí viene el ahorro de tiempo real
• La visibilidad de costos por obra cambia decisiones a mitad de la obra, no solo el reporte cuando termina