Des reçus papier dans les camions aux coûts par chantier en quelques secondes

Le problème

Les dépenses vivaient dans des reçus papier accumulés dans les camions et les poches. Les coûts des chantiers étaient reconstitués dans des feuilles de calcul longtemps après coup, ce qui rendait la saison fiscale pénible, et le propriétaire n'avait aucune visibilité des coûts par chantier pendant que les chantiers étaient en cours. Le terrain et le bureau fonctionnaient à coups d'appels et de photos dans le chat, si bien que rien n'arrivait sous une forme que quelqu'un puisse additionner.

Pourquoi les réponses habituelles échouent

Les feuilles de calcul et le papier ne fonctionnent qu'en regardant en arrière : quelqu'un doit rassembler les reçus, les déchiffrer et les ressaisir, si bien que les chiffres ont toujours des mois de retard sur les chantiers. Les gros ERP de construction règlent la comptabilité, mais supposent une équipe de bureau qui vit dans le logiciel, et une équipe sur le terrain ne s'arrêtera pas pour remplir des formulaires. Dans les deux cas, le moment de l'achat, quand l'information est la plus fraîche, est exactement là où les deux approches perdent la donnée.

Ce que nous avons construit

Cazullo a construit DWC Tracker, un système d'opérations de construction où le chantier est le centre de gravité. Les ouvriers photographient les reçus depuis leur téléphone, et l'IA (Google Gemini) lit chaque reçu et le transforme en dépense catégorisée rattachée au bon chantier. Chaque chantier porte ses dépenses, ses documents et son tableau financier au même endroit.

• Capture des reçus depuis le téléphone : une photo, et la dépense existe dans le système, catégorisée et rattachée au chantier
• Extraction par IA avec Google Gemini, pour que le bureau vérifie et confirme au lieu de ressaisir
• Chaque chantier porte ses propres dépenses, documents et tableau financier
• Factures créées et suivies par chantier
• Tableaux de bord des coûts par chantier et de la santé financière globale pour le propriétaire

Comment ça fonctionne en pratique

Un ouvrier achète des matériaux, photographie le reçu sur place, et quelques secondes plus tard la dépense existe dans le système, catégorisée et rattachée au chantier. Le bureau vérifie ce que l'IA a extrait au lieu de ressaisir des reçus depuis une pile. À la saison fiscale, les registres existent déjà, parce qu'ils ont été créés au moment de l'achat tout au long de l'année.

Ce que nous avons appris

• L'adoption sur le terrain exige que le flux tienne en une photo : tout ce qui est plus long meurt sur le terrain
• L'extraction par IA est un outil de relecture : le bureau confirme au lieu de saisir, et c'est de là que vient le vrai gain de temps
• La visibilité des coûts par chantier change les décisions en cours de chantier, pas seulement le rapport une fois qu'il est terminé