Von Papierbelegen im Truck zu Kosten pro Baustelle in Sekunden

Das Problem

Die Ausgaben lebten in Papierbelegen, die sich in Trucks und Hosentaschen sammelten. Die Kosten der Baustellen wurden lange im Nachhinein in Tabellen rekonstruiert, was die Steuerzeit schmerzhaft machte, und der Inhaber hatte keine Kostentransparenz pro Baustelle, während die Baustellen liefen. Baustelle und Büro liefen über Anrufe und Fotos im Chat, sodass nichts in einer Form ankam, die jemand hätte zusammenrechnen können.

Warum die üblichen Antworten scheitern

Tabellen und Papier funktionieren nur rückwärts: Jemand muss die Belege einsammeln, entziffern und abtippen, also hinken die Zahlen den Baustellen immer Monate hinterher. Schwergewichtige Bau-ERPs lösen die Buchhaltung, setzen aber ein Büroteam voraus, das in der Software lebt, und eine Kolonne auf der Baustelle wird nicht anhalten, um Formulare auszufüllen. In beiden Fällen ist der Moment des Einkaufs, in dem die Information am frischesten ist, genau der Punkt, an dem beide Ansätze die Daten verlieren.

Was wir gebaut haben

Cazullo hat DWC Tracker gebaut, ein Betriebssystem für Bauunternehmen, in dem die Baustelle der Mittelpunkt ist. Arbeiter fotografieren Belege mit dem Handy, und KI (Google Gemini) liest jeden Beleg und macht daraus eine kategorisierte Ausgabe, die der richtigen Baustelle zugeordnet ist. Jede Baustelle trägt ihre Ausgaben, Dokumente und ihr Finanzbild an einem Ort.

• Belegerfassung mit dem Handy: ein Foto, und die Ausgabe existiert im System, kategorisiert und der Baustelle zugeordnet
• KI-Extraktion mit Google Gemini, sodass das Büro prüft und bestätigt statt abzutippen
• Jede Baustelle trägt ihre eigenen Ausgaben, Dokumente und ihr Finanzbild
• Rechnungen werden pro Baustelle erstellt und verfolgt
• Dashboards mit Kosten pro Baustelle und der finanziellen Gesamtlage für den Inhaber

Wie es in der Praxis funktioniert

Ein Arbeiter kauft Material, fotografiert den Beleg an Ort und Stelle, und Sekunden später existiert die Ausgabe im System, kategorisiert und der Baustelle zugeordnet. Das Büro prüft, was die KI extrahiert hat, statt Belege von einem Stapel abzutippen. Zur Steuerzeit existieren die Aufzeichnungen bereits, weil sie das ganze Jahr über im Moment des Einkaufs entstanden sind.

Was wir gelernt haben

• Akzeptanz auf der Baustelle verlangt, dass der Ablauf ein einziges Foto ist: Alles Längere stirbt im Feld
• KI-Extraktion ist ein Prüfwerkzeug: Das Büro bestätigt statt zu tippen, und genau daher kommt die echte Zeitersparnis
• Kostentransparenz pro Baustelle verändert Entscheidungen mitten in der Baustelle, nicht nur den Bericht danach