400 recibos al mes. El cierre de mes pasó de cuatro días a uno.

La situación

Cada encargado de obra enviaba fotos de los recibos por mensaje de texto. Unos 400 al mes, desde cinco obras a la vez.

Las dos personas de la oficina tenían que averiguar a qué obra pertenecía cada recibo, capturar los montos y perseguir a los encargados por lo que faltaba. El cierre de mes tomaba cuatro días hábiles.

Lo que encontré

• Los recibos llegaban por mensajes personales, sin una forma estándar de enviarlos.
• Cada recibo se leía y se capturaba a mano.
• La información faltante se descubría hasta el cierre, cuando era más difícil conseguirla.

Lo que cambié

• Un solo lugar central para enviar los recibos.
• Lectura automática de los datos del recibo.
• Cada recibo archivado en la obra correcta.
• Una persona revisa solo los incompletos o dudosos.

Los números

Cuatro semanas para implementarlo y ajustarlo.

Por qué funcionó

El objetivo nunca fue sacar a las personas del proceso. La IA lee y archiva, y la oficina revisa lo que importa. La oficina pasó de capturar a revisar, y los problemas aparecen cuando llega el recibo, no tres semanas después, en el cierre.

Clientes reales. Los nombres y los detalles que podrían identificarlos se omiten, y los números están redondeados. Las cifras de costo en anuncios son solo de inversión en medios, sin la tarifa de gestión. Los resultados dependen del mercado y no son una promesa de resultados futuros. Trabajo realizado por Leo Agostini.